- PERHELATAN konferensi melibatkan banyak pihak, seperti perusahaan MICE, angkutan wisata, pemandu wisata, liaison officer serta lembaga kepemerintahan.
- Nah, liaison officer di sini adalah petugas penghubung atau naradamping dari delegasi dengan berbagai pihak terkait dengan acara dan keperluan mereka dalam perhelatan tersebut
Pada perhelatan MICE atau Meeting, Incentive, Convention, Exhibition, liaison officer atau petugas penghubung atau naradamping bertugas menghubungkan beberapa pihak yang terkait dengan penyelenggaraan acara termasuk juga peserta atau delegasi demi suksesnya acara tersebut.
Misalnya, liaison officer yang bertugas di hotel tempat delegasi menginap akan disiapkan sebuah hospitality desk di lobby atau tempat terbuka lainnya agar mudah dilihat oleh para delegasi. Berikut adalah beberapa tugas liaison officer yang bertugas di hotel.
- Menyambut kedatanganan delegasi atau peserta acara dan membantu proses check-in di hotel.
- Memberikan atau menyiapkan informasi seperti pengumuman di lobi hotel terkait dengan jadwal acara di venue MICE.
- Membangunkan delegasi atau melakukan wake-up call (bila diminta) agar tidak terlambat bergabung pada acara tertentu
- Menemani atau membantu pemandu saat menangani delegasi menghadiri function di luar hotel
- Menjual paket wisata kepada para delegasi
- Membantu menangani permasalahan yang dialami delegasi di hotel bersangkutang selama acara berlangsung, bila ada
- Mengkoordinasikan transportasi untuk delegasi dari hotel ke venue dan sebaliknya serta yang akan check-out dan mengantarnya ke bandara (termasuk melibatkan petugas keamanan negara untuk pengawalan tertutup)
- Memberikan informasi tentang jumlah dan acara delegasi yang menginap di hotel kepada pihak keamanan (TNI/Polri)
- Membantu merekonfirmasi tiket delegasi ke kantor maskapai penerbangan, dan informasi lainnya terkait dengan benefit tiket, seperti apakah ada paket wisata gratis keliling kota atau city tour
- Menangani keluhan tamu dan menghubungkan mereka dengan pihak-pihak yang berkompeten, bila diperlukan
