- MUSIM ramai tamu atau high season biasanya diartikan sebagai ‘hujan rezeki.’ Di sisi lain ia juga berarti pekerjaan menumpuk dan melelahkan.
- Seorang manajer travel berkeluh kesah kepada sahabatnya karena satu persatu temannya jatuh sakit akibat volume pekerjaan meningkat. Ini menjadi kisah sedih di musim ramai
Matahari sudah agak sedikit condong ke barat dan saat itu para karyawan kantoran sudah berhamburan keluar untuk makan siang. Dua orang sahabat, sebut saja namanya Made dan Dema, yang bekerja di agen perjalanan berbeda tampak terlibat percakapan seru di sebuah warung makan.
Mereka bercerita banyak tentang suka duka ketika menghadapi musim tamu ramai. Karena beban pekerjaan yang membludak, pasti ada saja karyawan yang jatuh sakit. “Terus… kenapa mereka sakit, apakah karena DBD, terlambat makan atau black magic?” tanya Made.
“Bukan Bro karena semua itu. Mereka kelelahan karena pekerjaan yang demikian banyak. Lebih banyak dari biasanya,” kata Dema, sang manajer.
“Memangnya, tamu yang kamu handle itu berapa sih? Ada 500 atau 1,000 orang seharinya?” tanya Made terus ingin tahu keadaan yang sebenarnya.
“Jumlahnya sih tidak segitu banyak. Tapi yang membuat aku bingung adalah arsip-arsip manual yang banyak sekali dan demikian kacau. Ketika mencari arsip untuk merekonfirmasi booking-an, sering tidak lengkap, sehingga datanya tidak akurat karena file-nya tidak runut. Kondisi ini aku alami setiap musim tamu ramai.”
“Jadi, selama ini kamu hanya memakai sistem arsip manual. Pakai komputer, tapi menggunakan pengolah kata sederhana dan kemudian menyimpan datanya dalam satu folder, gitu?” tanya Made lagi.
“Betul, dan kami hanya meng-handle barang 100 orang-lah. Tapi itu sudah membuat teman-temanku semaput. Belum lagi mengecek final booking, menyiapkan itinerary (rencana perjalanan) dan mencetak voucher-nya. Pokoknya bingung deh karena arsipnya tidak lengkap.”
“Begini Dema, saya sih tidak tahu banyak atau bisa bikin, tapi paham sedikit-sedikit. Dengan kata lain pernah mengalami keadaan serupa beberapa tahun lalu. Dan untuk masalah tersebut, kantor menyerahkan kepada ahlinya. Bahasa gampangnya, minta bantuan seorang programer komputer untuk membuatkan program yang sesuai dengan kebutuhan kami.”
“Terus bagaimana?”
“Ya, sang programer mencari tahu alur informasi data diperusahaan kami. Dari bagian reservasi kamar akan memasukkan data begitu menerima pemesanan kamar beserta detailnya termasuk kode paket wisata, kode hotel dan sebagainya. Bagian personalia memasukkan data karyawan beserta kodenya. Karena datanya terintegrasi, semua bagian seperti reservasi, akunting, operation, tiketing dan transport juga menggunakan data yang sama. Mereka dengan mudah dapat mengecek jumlah kedatangan hari ini. Atau status booking yang cancel tidak akan masuk waktu mencetak itinerary dan seterusnya. Intinya, masing-masing departemen bisa menggunakan data bersama tersebut sesuai kebutuhan masing-masing.”
“Ooh, begitu ya. Enak kalau begitu De. Makasih ya atas informasinya. Kalau kantor kami pakai program itu, mungkin pada musim ramai berikutnya kejadian serupa tidak akan terulang lagi karena arsip yang bercampur aduk seperti ini.”
“Mudah-mudahan informasiku ini ada manfaatnya. Kan kasihan teman-teman dibuat tidak berdaya seperti itu pada saat tamu ramai,” tambah Made.
“Ngomong-ngomong, kini sudah mendekati pukul satu siang. Ayo kita sudahi obrolan ini.”
Setelah membayar makanan, mereka pun masing-masing meluncur ke kantor mereka masing-masing karena waktu istiahat sudah mendekati habis. Wajah Dema kelihatan sedikit lebih cerah karena ada secercah harapan terkait solusi bagi permasalahan yang tengah dihadapinya. (*)
