- BAGI mereka yang biasa menjual (hotel atau villa) atau memesan kamar (BPW), istilah room allotment ini sudah tidak asing lagi.
Istilah room allotment (jatah, alokasi atau peruntukan kamar) sacara luas digunakan dalam industri perhotelan untuk mengacu kepada blok kamar pra-negosiasi tertentu yang sudah dibeli dan dipegang oleh pihak ketiga (seperti pengatur perjalanan, grosir, operator wisata, konsolidator hotel, agen perjalanan, agen perjalanan daring–OTA).
Jatah tersebut dapat dikontrak oleh operator tur atau OTA untuk periode waktu tertentu seperti sepanjang musim, sebagian dari musim atau untuk tanggal-tanggal tertentu dan kemudian dijual kembali kepada mitra perjalanan dan pelanggan akhir di seluruh dunia.
Beberapa hari sebelum kedatangan tamu, kamar yang tidak terjual dapat dikembalikan ke pemasok (hotel atau vila) sesuai dengan kesepakatan yang dibuat antara kedua belah pihak. Periode pelepasan allotment juga dinegosiasikan sebagai bagian dari isi perjanjian kontrak kerjasama.
Misalnya, sebuah hotel memiliki 500 kamar dan memberikan allotment sebanyak 75 kamar per hari kepada sebuah biro perjalanan wisata (BPW) atau OTA dengan cut-off date 30 hari pada high season. Artinya BPW tersebut harus sudah mengirim pemesanan (booking-an) tersebut paling lambat 30 hari sebelum tanggal kedatangan tamu. Apabila lewat dari periode tersebut, hotel berhak menghapus (me-release) allotment tersebut dan dikembalikan kepada inventory hotel. Artinya, pihak hotel berhak menjual kamar itu secara bebas kepada pihak lain atau kepada siapa saja. Kemudian pada low season atau musim sepi, cut-off date biasanya lebih pendek seperti 14 hari atau kurang serta dengan periode rilis yang lebih pendek juga.
Penentuan jumlah allotment ini biasanya diatur dalam sebuah kontrak kerjasama antara pihak hotel and BPW atau perusahaan sejenisnya. Kemudian, masing-masing hotel memiliki kebijakan yang berbeda terkait hal ini.
Produktivitas, kredibilitas serta room night production atau hasil perkalian jumlah kamar dengan jumlah malam menginap adalah beberapa aspek yang bisa digunakan sebagai acuan untuk menentukan pemberian allotment tersebut. Kemudian, masa berlaku kontrak biasanya satu tahun, dimulai 1 April hingga 31 Maret.
Selain kontrak yang berlangsung setahun tersebut, biasanya hotel juga menawarkan satu atau lebih kontrak paket khusus kepada BPW dengan harga khusus dan benefit khusus. Akan tetapi, masa berlakunya jauh lebih singkat.
